ÉTICA E CONFORMIDADE

  • Referência para atuação pessoal e profissional de todos os públicos que fazem parte da comunidade FGV. Estabelece um padrão de relacionamento respeitoso e transparente aderente à missão, visão e aos valores e princípios éticos da Instituição.

  • Estabelece a exigência de que a FGV conduza todas as suas atividades, ao redor do mundo, com os setores público e privado, com integridade e nos mais elevados padrões éticos

Sistema de controles internos e de conformidade FGV

Contextualização

A publicação em 1º de agosto de 2013 da Lei 12.846, conhecida como Lei Anticorrupção, colocou o Brasil definitivamente no mapa do combate à corrupção e definiu novos desafios para a gestão das organizações brasileiras trazendo as ações de identificação, avaliação e mensuração de riscos para o topo das prioridades da alta administração. O referido instrumento legal pune empresas por atos de corrupção contra a administração pública nacional e estrangeira. Essa punição vai muito além de multas e sanções, ela envolve valores difíceis de mensurar e intangíveis como a imagem e a reputação de uma organização.

Como resposta a esse movimento de maior transparência e de controle e combate à corrupção, a FGV criou o seu Sistema de Controles Internos e de Conformidade com o objetivo de garantir com razoável grau de segurança:

  • A prevenção, a identificação, o monitoramento e a mitigação de potenciais riscos;
  • A conformidade com leis e regras aplicáveis;
  • A integridade das informações bem como a sua confiabilidade;
  • A promoção da eficiência e eficácia da operação visando a:
    • Atingir metas e objetivos estratégicos
    • Proteger ativos contra desperdício, fraude e ineficiência
Conceito de Risco

A eficiência e a eficácia do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV devem se basear numa análise criteriosa da adequação das atividades, da cultura e da disciplina organizacional e dos recursos humanos e tecnológicos. Esta análise deve ser desenvolvida em um ambiente onde cada um conheça o seu papel no Sistema e as informações fluam íntegras e confiáveis em tempo hábil para a tomada de decisão. Dessa forma, é possível a aplicação de um gerenciamento de riscos apropriado e compatível à salvaguarda dos interesses e os objetivos da Instituição.

Assim, considerando os objetivos do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV, é definido como risco tudo aquilo que comprometa:

  • O alcance:
    • Das metas e objetivos estratégicos;
    • Da eficiência e da eficácia na gestão e na operação;
    • Da sustentabilidade da marca e da imagem da FGV.
  • A proteção dos ativos impedindo desperdício, fraude e ineficiência;
  • A conformidade, a integridade e a confidencialidade das informações.

Dada a abrangência dos riscos frente aos interesses específicos e objetivos da FGV, os riscos aqui tratados decorrem:

  • De falhas operacionais na condução das diversas atividades – riscos operacionais – que geram ineficiência e até perdas financeiras;
  • De não conformidade com leis, normas (internas e externas), regulamentos e com os demais documentos legais que compõe o Programa de Integridade FGV (Código de Ética e Conduta FGV e Política Anticorrupção) - riscos de não conformidade – os quais geram impacto direto na imagem da FGV.
Definição

O Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV é constituído por um conjunto de elementos que operados de forma integrada e dinâmica auxiliam a Instituição a atingir seus objetivos estratégicos bem com sua missão, visão e valores, orientando o seu desenvolvimento e garantindo, com razoável grau de certeza, que os riscos operacionais e de não conformidade que poderiam comprometer a sua sustentabilidade e crescimento serão geridos de forma eficiente e eficaz.

Muito diferente de considerar o Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV como um conjunto de ações burocráticas de controle, deve-se associá-lo a boas práticas de gestão que estimulam a eficiência operacional, a conformidade com as leis e a credibilidade e transparência de relatórios financeiros ou de outra natureza.

A FGV criou uma instância interna independente com a responsabilidade de desenvolver e monitorar o Sistema de Controles Internos e de Conformidade chamada de Diretoria de Controles Internos (DCI). Cabe à alta administração (Conselho Diretor e Presidência) prover essa área com os recursos necessários e garantir a sua autonomia, integrar as diretrizes e valores deste Sistema na cultura da Instituição e fomentar a sua disseminação, para que cada funcionário conheça o seu papel e o desempenhe de forma responsável.

Além disso, uma das condições para implantação do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV é que ele se constitua em um instrumento de governança corporativa, integrando-se as hierarquias, unidades, colegiados (comissões e comitês) e alçadas de aprovação da Instituição.

Componentes do Sistema

Os 5 componentes que representam os pilares do Sistema Controles Internos e de Conformidade FGV podem ser identificados a seguir, assim como os seus principais elementos:

  • Ambiente de Controle:
    • Integridade e valores éticos
    • Consciência de controle em todos os envolvidos
    • Estrutura de normas e de processos
    • Estrutura de governança: delegação com responsabilidade
  • Avaliação de Riscos:
    • Clareza na declaração dos propósitos estratégicos da instituição
    • Identificação dos riscos que comprometam o alcance desses propósitos
    • Mensuração constante dos níveis de riscos e dos impactos das mudanças, de qualquer gênero, sobre eles
    • Ação sobre erros intencionais
  • Atividades de Controle:
    • Autorizações (alçadas)
    • Padronização de registros e uniformização de análises compatíveis com a melhores práticas do mercado 
    • Segregação de funções
    • Instituição de colegiados para acompanhamento das atividades de controle em diversos níveis hierárquicos
  • Informação e Comunicação:
    • Disponibilização e comunicação tempestiva de informações confiáveis para a tomada de decisão
    • Comunicação dos papeis e responsabilidades no Sistema
    • Comunicação, em vias adequadas, com os diversos públicos de interesse
    • Alinhamento constante sobre entendimento do Sistema 
  • Monitoramento:
    • Obtenção de avaliações independentes
    • Revisão sistemática do sistema (o que está funcionando, o que precisa melhorar)
    • Disseminação dos resultados
    • Promoção de mudanças

Os componentes são interdependentes, porém formam um sistema integrado e dinâmico para que a Instituição possa identificar e tratar os riscos e também implantar controles para garantir a conformidade com as leis aplicáveis. 

NOTA: A estrutura do sistema de controles internos utilizada na FGV baseia-se, mas não se limita, na metodologia COSO (sigla em inglês para Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission). 

Programas de Conformidade FGV

Os Programas de Conformidade FGV definem as ações, diretrizes e controles necessários para que a FGV, como um todo, cumpra as determinações das leis e das normas (externas e internas) a que está sujeita. Também é definido nos Programas como essas leis e normas impactam a FGV quando não seguidas, ou seja, a que riscos a FGV pode se expor. Dessa forma, um Programa deve indicar as maneiras pelas quais se pode contribuir para a redução das exposições aos riscos identificados.

A depender da lei ou da norma não satisfeita, os riscos de não conformidade, como já exposto anteriormente, podem sujeitar a Instituição a sanções, manchas na sua imagem e desgastes na reputação, além, por consequência, de perdas financeiras. Os Programas de Conformidade FGV têm, então, por objetivo assegurar, entre outros, que há:

  • Aderência da FGV às leis e normas externas ou internas aplicáveis à Instituição;
  • Observância dos princípios constantes no seu Código de Ética e Conduta e Política Anticorrupção;
  • Implantação de processos para disseminar as leis e normas, bem como garantir o seu cumprimento;
  • Disseminação da cultura de controles internos no desenvolvimento de qualquer uma de suas atividades;
  • Atendimento adequado aos órgãos reguladores e fiscalizadores;
  • Tratamento sobre os apontamentos gerados pelos órgãos reguladores e fiscalizadores.

Os Programas de Conformidade FGV não se limitam a publicação de orientações, mas podem envolver, também, palestras, treinamentos, tratamento de denúncias, reforço de ações via instrumentos contratuais, disseminação de diretrizes junto aos públicos de interesse (parceiros comerciais, clientes, alunos, poder público, imprensa e outros), dentre outras medidas que se mostrem cabíveis e necessárias.

Atitudes e Diretrizes Norteadoras

O Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV tem, então, uma importância estratégica na FGV, pois é fator de destaque à sustentabilidade de sua marca, já que atua na defesa de sua imagem e reputação. Deve permear a FGV como um todo e é ponto crucial ao crescimento contínuo das suas atividades bem como à sua expansão em diferentes frentes de atuação.

Já não é suficiente saber que se está em conformidade com as regras em um dado momento e sim confiar que os controles existentes mostrarão a necessidade de adequações sempre que necessário, tanto em relação aos aspectos regulatórios (leis e normas externas e internas) quanto aos aspectos operacionais e financeiros de suas atividades de pesquisa, de ensino, de assessoria técnica, etc.

Os controles internos não representam um conjunto de ações independentes à gestão das atividades da FGV e sim uma forma de executa-las. Cabe a todos os gestores, e também aos funcionários, contribuírem com avaliações sérias e adequadas sobre a qualidade dos controles que sustentam as atividades que desenvolvem de modo que a FGV figure sempre como a principal beneficiária dos resultados dessas atividades. 

Somente com a ação conjunta chegar-se-á a um nível de segurança consciente sobre a efetividade dos controles da Instituição em todas as suas dimensões – estrutura, natureza e qualidade – e estar-se-á preparado para minimizar o impacto de limitações de controle decorrentes de:

  • O julgamento humano na tomada de decisões pode ser falho;
  • O julgamento humano pode ser tendencioso;
  • Erros funcionais e operacionais são possíveis;
  • O controle interno pode ser ignorado;
  • Eventos externos fora do esperado podem ocorrer.
Estrutura

O Sistema de Controles Internos e de Conformidade deve ser capaz de se adaptar às mudanças constantes nos ambientes operacionais e regulatórios nos quais a FGV está inserida e para tanto é essencial que todos na Instituição saibam de sua existência, da sua abrangência e das suas expectativas. Além das normas, das palavras e das ações de controle é necessário que exista uma estrutura para lhe dar forma e corpo.

A estrutura de controles internos e de conformidade na FGV conta com uma unidade independente para organizar, disseminar e controlar a metodologia empregada pela FGV para o Sistema de Controles Internos e de Conformidade. Porém, o Sistema é uma matéria de responsabilidade compartilhada, desde a alta administração, e assim cada um dos gestores de unidade da FGV insere-se na estrutura como segue:

I.Estrutura Executiva – para aprovar os conceitos e diretrizes sugeridos pela Diretoria de Controles Internos e para salvaguardar a qualidade do ambiente de controles internos com base nas avaliações das exposições.

  • Presidente
  • Vice-Presidentes (por delegação)

II.Estrutura Deliberativa – para ratificar os conceitos e as diretrizes do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV aprovados pela Estrutura Executiva e para supervisiona-lo:

  • Conselho Diretor

III.Estruturas Independentes – para desenvolver a metodologia e manter a cultura de controles internos na FGV empregando, com independência em relação às demais unidades, as ações necessárias à sustentação do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV:

  • Diretoria de Controles Internos:  para extrapolar as ações programadas ou aleatórias atuando em situações específicas indicadas pelos Colegiados ou pela própria Diretoria
  • Superintendência de Auditoria

IV.Estrutura Operativa – para disseminação dos conceitos, diretrizes e ações que colocam em funcionamento do Sistema de Controles Internos e de Conformidade FGV emanados desde a Estrutura Deliberativa por meio das diretrizes:

  • Titulares das Unidades de Suporte / Controle
  • Titulares das Escolas, Institutos e Unidades Específicas

V.Estruturas Colegiadas – para supervisionar as soluções que reduzam a exposição da FGV a riscos:

  • Nível Conselho Diretor
  • Nível Presidência
  • Nível Unidades

Princípios institucionais

  • Foco na excelência

    Buscar padrões superiores de qualidade e de constante inovação a partir de um ambiente em que o entusiasmo, a vontade de aprender e ensinar, o comprometimento e a postura profissional sejam exemplares e contagiantes.

  • Honestidade e ética

    Prezar que a excelência e a tradição da FGV geram a confiança que se estabelece naturalmente nas relações com os diversos públicos com os quais a instituição interage e em cujas relações se deve pesar não somente o que é legal e ilegal, o que é justo e injusto, o que é conveniente e inconveniente, o que é oportuno e inoportuno, mas principalmente o que é honesto e o que é desonesto. Assim é indispensável que a ética seja o pano de fundo das condutas, já que nem todas as leis, normas e políticas esgotam as reflexões éticas.

  • Respeito

    Considerar que a FGV respeita as opções individuais daqueles que com ela mantenha vínculos, mas partilha de atitudes morais e éticas que são fundamentais

  • Compromisso com as normas

    Observar que as atitudes e comportamentos são baseados no forte compromisso de fazer o melhor, mas com plena aderência aos valores da FGV, às leis vigentes e às normas internas

  • Integridade profissional

    Pautar a conduta na imparcialidade. Existem situações em que as normas se tornam abstratas para auxiliar uma tomada de decisão em que é necessário equilibrar interesses antagônicos – conflitos de interesse - e é preciso usar o conceito próprio do que é certo ou errado

  • Proteção da informação e do conhecimento

    Respeitar os conteúdos e as informações produzidas pela FGV e terceiros